Организации и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты в пользу физических лиц, представляют "Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом" за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев в срок не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. За 1 квартал не позднее 25 апреля, за полугодие - не позднее 25 июля, за 9 месяцев - не позднее 25 октября. Годовой Расчет представляется не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным годом.
Вкладки Расчета обязательные для заполнения:
- Титульный лист;
- Суммы НДФЛ с начала года (Раздел 1. "Данные об обязательствах налогового агента");
- Расчет сумм НДФЛ с начала года (Раздел 2. "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц");
- вкладка Справки о доходах (Приложение №1 к Расчету. "Справки о доходах и суммах налога физических лиц") обязательна для заполнения за год, а также за все отчетные периоды в случае ликвидации или реорганизации; для периодов 1 квартала, полугодия и 9 месяцев вкладка не заполняется и в интерфейсе Расчета не представлена.
Общие правила заполнения отчетных форм приведены в разделе Заполнение. Как добавить отчет из внешнего файла можно узнать в разделе Отчеты из внешних файлов.
Заполнение отчета учетными данными
Перед заполнением Расчета необходимо убедиться:
1. Реквизиты организации (индивидуального предпринимателя) совпадают с выпиской ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Уточнить код по ОКТМО можно на сайте ФНС России.
2. Заполнены персональные сведения физических лиц, выполнявших работы по трудовым договорам или договорам гражданско - правового характера. Оформлены соответствующие кадровые приказы.
Элементы управления отчетной формой
Элементы интерфейса помогут найти ответы на вопросы по заполнению и добавить недостающие сведения в Расчет:
- знак вопроса подскажет о порядке и особенностях заполнения поля или раздела;
- добавляет новые строки в таблицу;
- удаляет строки из таблицы;
- поля, окрашенные голубым цветом, рассчитываются автоматически; если у поля присутствует значок карандаша, то для автоматического расчета потребуется ввести дополнительные сведения в отдельном окне, нажав на карандаш;
- поля с галочкой позволяют воспользоваться как автоматическим расчетом, так и ручным редактированием поля;
- добавляет новую строку копированием текущей строки.
Особенности заполнения отчетной формы
Нулевые расчеты
Важно! Если организация или индивидуальный предприниматель не имеют работников и не производят выплат в пользу физических лиц, то обязанности по представлению Расчета у них не возникает и нулевые Расчеты не предоставляются.
Поэтому все таблицы Расчета должны иметь хотя бы одну заполненную строку.
Начиная с отчетности за I квартал 2024 г. , меняется порядок заполнения отчетной формы во вкладке Суммы НДФЛ с начала года (Раздел 1). Теперь сумму НДФЛ, подлежащую перечислению или возвращенную необходимо указывать нарастающим итогом: за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. При этом данные за последние 3 месяца периода необходимо указывать по 6 срокам перечисления.
Например, для расчета за 9 месяцев указываются:
- В строке 020: сумма НДФЛ, подлежащую перечислению с 1 января по 30 сентября;
- В строках 021-026: суммы НДФЛ, подлежащие перечислению с 1 июля по 30 сентября в разрезе и в пределах сроков перечисления ;
- В строке 030: сумма возвращенного НДФЛ с 1 января по 30 сентября;
- В строках 031-036: суммы возвращенного НДФЛ с 1 июля по 30 сентября в разрезе и в пределах сроков перечисления.
А если, в период с 1 июля по 30 сентября выплаты в пользу физических лиц не осуществлялись, строки 021-026 необходимо оставить пустыми.
Важно! В учете недостаточно данных для корректного заполнения сумм НДФЛ, подлежащих перечислению с начала налогового периода. Поэтому данные о Суммах НДФЛ, подлежащих перечислению, с начала налогового периода заполняются в строках 020-026 вручную.
Расчет сумм НДФЛ с начала года
Вкладка Расчет сумм НДФЛ с начала года (Раздел 2) также претерпела изменения.
Теперь не нужно детализировать:
- доходы в виде дивидендов, по трудовым договорам и ГПД,
- исчисленный налог в части дивидендов.
Добавлены новые строки:
- строка 131 "Налоговая база". Указывается сумма доходов, уменьшенная на сумму вычетов;
- строка 156 "Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве". Указывается сумма налога с дивидендов от источников за пределами России, исчисленная и уплаченная по месту нахождения источника дохода в иностранном государстве.
Сумма удержанного налога (строка 160) и сумма налога, возвращенного налоговым агентом (строка 190), указываются в разбивке по шести периодам. В строках 161-166, 191-196 указываются данные за последние 3 месяца периода.
Справки о доходах
В новой версии справки больше нет поля "Сумма налога перечисленная".
Вместе с этим добавлено поле "Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве", в котором также как и в строке 156 раздела 2, указывается сумма налога с дивидендов от источников за пределами России, исчисленная и уплаченная по месту нахождения источника дохода в иностранном государстве.
Применялось более одной ставки налога
Если суммы НДФЛ с выплат физическим лицам исчислялись по разным ставкам, то количество строк вкладки Расчет сумм НДФЛ с начала года должно совпадать с количеством применяемых ставок. Аналогичный порядок действует для физических лиц с доходами, облагаемыми по разным ставкам налога, из вкладки Справки о доходах. Во вкладке Суммы НДФЛ с начала года количество строк будет зависеть от того, осуществлялись ли выплаты, доходы которых превысили 5 млн. руб или выплаты с дивидендов. При наличии физических лиц с превышением доходов, или при выплате дивидендов необходимо добавить новую строку, указав в ней соответствующий КБК.
Порядок заполнения Расчета утвержден Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции Приказа ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@
С общими правилами проверки отчетных форм можно ознакомиться в разделе Проверка.