Общие сведения
В федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводятся понятия двух видов электронных подписей, которые могут использоваться в автоматизированных информационных системах для подписи электронных документов:
- простая электронная подпись;
- квалифицированная электронная подпись.
Простая электронная подпись может быть использована для придания юридической значимости электронным документам, (т.е., равнозначными документам на бумажном носителям), обмен которыми происходит в рамках одной информационной системы. Например, в системах дистанционного банковского обслуживания (интернет-банках) вы отправляете платежное поручение на исполнение, вводя одноразовый пароль из СМС-сообщения. В этом случае, информационная система банка, удостоверяя вас по этому одноразовому коду, ставит вашу простую подпись на платежном поручении, что дает основание банку выполнить поручение на перечисление средств.
Квалифицированная электронная подпись может использоваться при обмене электронными документами между разными информационными системами. Именно квалифицированная подпись используется при сдаче отчетности в контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС) в электронном виде. Выпуск квалифицированной подписи является достаточно трудоемким процессом - здесь помимо операторов информационных систем, которые обмениваются документами, ещё задействован Удостоверяющий центр, который берет на себя функции подтверждения личности подписанта и проверки корректности поставленной на документе электронной подписи.
Где найти электронные подписи
В Небе электронные выпущенные для пользователя подписи находятся в разделе «Моя организация -> Электронные подписи»
На вкладке «Подпись для сдачи отчетности» располагаются сведения о выпущенной для организации квалифицированной подписи, которая используется для отправки отчетности в контролирующие органы. Квалифицированная подпись выпускается на организацию в единственном экземпляре
На вкладке «Простые подписи» располагаются простые подписи для работы с внутренними документами, которые выпущены на организацию. Простых подписей может быть несколько, по количеству пользователей, работающих с этой организацией.
Как работают простые подписи
Рассмотрим процесс выпуска квалифицированной электронной подписи для сдачи отчетов.
Законодатель установил, что для этого вы должны: присоединиться к регламенту удостоверяющего центра, выдать доверенность Небу, заполнить заявление на выпуск подписи и предоставить цветные сканы (фотографии) некоторых "бумажных" документов.
Для того, чтобы Небо могло принять у вас эти документы без вашего личного визита в наш офис, как раз и используется простая электронная подпись. С её помощью вы удаленно подписываете указанные выше внутренние документы, и эти документы становятся юридически значимыми (равноценными подписанными вами бумажным документам).
Как создать простую подпись
Для создания простой электронной подписи для текущей организации перейдите на вкладку «Простые подписи» и нажмите кнопку «Создать ключ». Перед созданием простой подписи убедитесь, что в Небе корректно заполнены реквизиты организации (полное и короткое наименования, юридический адрес и ОГРН).
На экране появится форма, где вы указываете:
- ФИО и должность владельца простой подписи;
- Доверенность, по которой владелец ключа. Например, "№ 123 от 31.12.2014 (действительна до 31.12.2017)". Поле необязательное, его нужно заполнять только в случае, если владелец ключа не может действовать от имени организации без доверенности;
- Пароль к простой подписи. Его надо будет вводить каждый раз, когда вы будете подписывать внутренние документы. Запомните этот пароль!
- Номер телефона и код его подтверждения. Каждый раз при подписи внутренних документов, помимо ввода пароля подписи мы будем отправлять вам одноразовые коды на указанный номер телефона.
Также, перед созданием подписи ознакомьтесь с «Правила использования простой электронной подписи» и «Правила определения лица, подписывающего документ».
Для удобства, мы вставили кнопки создания простых подписей напрямую в процессы выпуска квалифицированной подписи. Самый первый шаг здесь - это как раз создание простой подписи для подписи всех внутренних документов.
Как изменить простую подпись
Технология простых электронных подписей в Небе не подразумевает возможности внесения изменения. Если вы забыли пароль или хотите изменить какие-то другие параметры в ранее созданной записи, то вам нужно отозвать существующую простую подпись и создать новую.