Российские организации и индивидуальные предприниматели, в результате отношений с которыми физическое лицо получило доходы, выступают в роли налоговых агентов. На агентов возложена обязанность по учету доходов физических лиц, исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога и ежегодному предоставлению отчетности.
Отчетность подается в территориальный налоговый орган в форме Справок о доходах и суммах налога физических лиц (2 - НДФЛ) в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом (п. 2 ст. 230 НК РФ) с одним из признаков:
- 1 - Сведения о доходах, представляемые налоговым агентом;
- 3 - Сведения о доходах, представляемые правопреемником налогового агента (при реорганизации юридического лица).
Если в течение календарного года, налоговый агент не имел возможности удержать налог у физического лица, то по такому лицу, в срок не позднее 1 марта следующего календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ) предоставляется справка с признаком:
- 2 - Сообщение о невозможности удержать налог, представляемое налоговым агентом;
- 4 - Сообщение о невозможности удержать налог, представляемое правопреемником налогового агента (при реорганизации юридического лица).
Общие правила заполнения форм отчетности приведены в разделе Заполнение. Как добавить отчет из внешнего файла - в разделе Отчеты из внешних файлов.
Предварительная работа
Прежде чем приступить к формированию сведений, необходимо:
- актуализировать персональные данные физических лиц, сверив их с документами удостоверяющими личность;
- проверить корректность заполнения ИНН, полное отсутствие которого у физического лица, позволяет оставить реквизит незаполненным, но при его наличии, он должен соответствовать данным, имеющимся у налогового органа;
- правильно заполнить реквизиты организации (индивидуального предпринимателя); достаточно часто причиной отказа в приеме сведений является неверно указанный ОКТМО налогового агента; проверить код можно, используя Сервис Федеральной налоговой службой.
Заполнение по данным учета
Учет доходов, сумм исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц в Онлайн сервисе Небо, подразумевает:
- предоставление физическим лицам права (при наличии) на получение стандартных налоговых вычетов (ст. 218 НК РФ); подобное право учитывается ежегодно путем добавления новой строки с необходимым кодом вычета;
- ежемесячное оформление документа Расчет заработной платы;
В результате успешно проведенной предварительной работы и систематического учета в сервисе будут автоматически сформированы справки о доходах и суммах налога физических лиц в части: обязательных реквизитов организации (индивидуального предпринимателя), персональных данных физических лиц, сведений о суммах начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога и предоставленных вычетах по ставке 13%.
Дополнительные возможности отчетной формы
Если для корректного заполнения недостаточно сведений, либо учет в сервисе не ведется, то можно воспользоваться специальными возможностями формы:
- значок "Рука" появляется при наведении курсора на строку или команду "Добавить", расположенную в левом нижнем углу каждой таблицы; при клике по уже существующей строке, позволяет перейти в окно для редактирования имеющейся информации; клик по команде "Добавить" открывает новое окно для заполнения недостающих сведений;
- клик по значку "Корзина", расположенному справа от строк таблицы, полностью удаляет строку, сведения которой являются недостоверными и не подлежат предоставлению в налоговые органы;
- значок "Знак вопроса" сопровождает поля или разделы формы, при заполнении которых могут возникнуть определенные трудности; клик по значку открывает окно с краткой информацией об особенностях заполнения;
- клик по значку "Принтер", выводит на печать справку для выдачи на руки физическому лицу.
Особенности заполнения и предоставления
Куда предоставляют справки отдельные категории налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- российские организации, имеющие обособленные подразделения - в налоговый орган по месту учета подразделения;
- индивидуальные предприниматели, стоящие на учете в налоговом органе по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход или патентной системы налогообложения - в налоговый орган по месту учета в связи с осуществлением такой деятельности.
При ошибочно представленных сведениях о доходе и суммах налога по физическому лицу, выплаты в пользу которого за отчетный календарный год не осуществлялись, в налоговый орган направляется аннулирующая справка, для которой:
- номер корректировки должен принимать значение 99;
- номер совпадает с номером ранее представленной справки, сведения по которой необходимо отменить;
- заполняются реквизиты организации и персональные данные физического лица;
- раздел Сведения по ставкам налога остается незаполненным.
Порядок заполнения справок о доходах и суммах налога физических лиц утвержден Приказом ФНС России от 02.10.2018 №ММВ - 7 - 11 / 566@.
С общими правилами проверки можно ознакомиться в разделе Проверка.
Дополнительная информация о налоге на доходы физических лиц размещена на сайте ФНС России.