Организации и индивидуальные предприниматели, ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляют в органы Пенсионного фонда РФ сведения о страховом стаже застрахованных лиц с типом Исходная на всех сотрудников, работавших в отчетном году по трудовым договорам, а также на лиц, с кем были заключены договоры гражданско - правового характера (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27 - ФЗ).
Состав
Отчет включает в себя:
- форму СЗВ-СТАЖ, заполненную на каждое застрахованное лицо;
- опись документов ОДВ-1, которая содержит сведения об организации (индивидуальном предпринимателе), составе и количестве передаваемых форм СЗВ - СТАЖ.
Общие правила заполнения отчетных форм приведены в разделе Заполнение, как добавить отчет из внешнего файла - в разделе Отчеты из внешних файлов.
Заполнение по данным учета
Перед формированием отчета следует убедиться:
1. Верно заполнены реквизиты организации (индивидуального предпринимателя).
2. Безошибочно внесены персональные данные застрахованных лиц, на которых подаются сведения.
3. Своевременно оформлены кадровые приказы, как на лиц, работавших по трудовым договорам, так и на тех, кто заключал с организацией (индивидуальным предпринимателем) договоры гражданско - правового характера.
4. Если деятельность велась в регионах с особыми климатическими условиями и приравненным к ним местностях, то информация об этом отражена в учетной политике организации: введен код территориальных условий труда, значения районных коэффициентов.
Список лиц организации и их персональные данные доступны во вкладке СЗВ - СТАЖ. Просмотреть сведения о стаже, внести изменения и дополнения можно в окне редактирования, "кликнув" по строке с персональными сведениями застрахованного лица.
Особенности заполнения для типа сведений "исходная"
В течение одного отчетного периода у застрахованного
лица может быть несколько оснований для исчисления страхового стажа: одновременное выполнение работ по трудовому договору и договору гражданско-правового характера; расторжение и заключение трудового договора с
одним и тем же работодателем; периоды временной нетрудоспособности и неоплачиваемые
периоды, включаемые в страховой стаж; работа
в регионах с особыми климатическими условиями. Каждый такой период должен быть выделен в отдельную строку.
Если дата увольнения приходится на последний день отчетного года, то такое событие отмечается в поле Застрахованное лицо уволено 31 декабря.
Особенности заполнения для типа сведений "дополняющая" и "назначение пенсии"
Может возникнуть ситуация, когда территориальный орган Пенсионного фонда РФ не принял в составе отчета с типом сведений Исходная, форму СЗВ - СТАЖ по какому - либо из застрахованных лиц, из - за содержащейся в ней ошибки. Например: неверно указаны персональные данные, сведения о стаже застрахованного лица не соответствуют данным, имеющимся в Пенсионном фонде РФ. В таком случае, на застрахованное лицо представляется форма с типом Дополняющая.
Сведения о лице, оформляющим пенсию, передаются с типом Назначение пенсии в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27 - ФЗ). В них учитывается период работы календарного года, срок предоставления отчетности за который еще не наступил. Строки, содержащие сведения о периоде работы заполняются по дату предполагаемого выхода на пенсию. Дополнительно указывается: уплачены страховые взносы за соответствующий период работы и страховые взносы по дополнительному тарифу или нет.
ПРИМЕР: 16 апреля 2017г. сотруднику ООО "СИРИУС", Заварихину А.П. исполняется 60 лет. 03 марта 2017г. он подал заявление работодателю, в котором просит представить в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ сведения персонифицированного учета, необходимые для назначения пенсии. В этот же день, бухгалтер ООО "СИРИУС" передал сведения по форме СЗВ - СТАЖ за 2017 год с типом Назначение пенсии в отделение Пенсионного фонда РФ, где сроком окончания трудовой деятельности проставил предполагаемую дату выхода на пенсию - день, когда сотруднику исполняется 60 лет - 16 апреля 2017г.
Если в организации только директор
На практике часто возникает ситуация, когда в организации отсутствуют наемные работники, а собственник компании одновременно выступает в роли директора. Нужно ли предоставлять отчет в таком случае? Министерство труда и социальной защиты РФ ответило утвердительно в своем Письме от 16.03.2018 г. № 17-4/10/В-1846, позднее к их позиции присоединился Пенсионный фонд РФ, опубликовав Письмо от 29.03.2018г. №ЛЧ-08-24/5721. Как в таком случае заполнить отчет разъяснило Отделение ПФР по Оренбургской области.
Последовательность предоставления отчетов с различными типами сведений
Кроме обязательного предоставления отчета с типом сведений Исходная единожды в год, у организации (индивидуального предпринимателя) могут возникнуть основания для подачи отчетной формы с типами Дополняющая и Назначение пенсии. Пенсионный фонд РФ определил возможные варианты, в какой последовательности можно предоставлять отчеты с различными типами сведений:
- за отчетный (календарный) год может быть подана единственная форма с типом Исходная;
- тип формы Дополняющая подается после типа Исходная, если необходимо дополнить ранее представленные в Пенсионный фонд сведения;
- форма с типом Назначение пенсии представляется только на тех лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, после нее могут быть поданы формы с типами Исходная, а в случае необходимости, Дополняющая.
С правилами проверки отчета можно ознакомиться в разделе Проверка.
Порядок заполнения формы СЗВ - СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017г. №3п.
