Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (Форма ЕФС - 1) представляют организации и индивидуальные предприниматели, заключившие с физическими лицами трудовые договоры или договоры гражданско - правового характера.
Форма включает в себя:
- Сведения о трудовой деятельности (до 2023 года форма СЗВ - ТД);
- Сведения о страховом стаже (до 2023 года форма СЗВ - СТАЖ);
- Сведения о страховых взносах на травматизм (до 2023 года форма 4 - ФСС).
- Титульный лист является неотъемлемой частью отчетной формы по всем основаниям;
- Подраздел 1.1 Раздела 1 обязателен при предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Подраздел 1.2 Раздела 1 всегда включается в отчет, содержащий сведения о страховом стаже;
- Отчитываясь о суммах исчисленных страховых взносах на травматизм, обязательно заполнить Подразделы 2.1 и 2.3 Раздела 2.
Подробнее о сроках и составе на рисунке ниже:
Возможно ли в составе одной формы предоставить все типы сведений одновременно? Да, Социальный фонд России допускает такую возможность, если сроки предоставления подразделов совпадают.
Пример:
- 23 октября 2023 года в ООО "Сириус" поступил запрос от Социального фонда России о предоставлении сведений о страховом стаже на сотрудника организации Заварихина А.П., в связи с его выходом на пенсию. Согласно действующему законодательству, сведения должны быть предоставлены в течение трех календарных дней с момента поступления запроса, т.е. не позднее 25 октября 2023 года.
- 24 октября 2023 года ООО "Сириус" заключило гражданско - правовой договор с Илюхиным С.В. Сообщить о заключении договора, организация должна не позднее следующего рабочего 25 октября 2023 года.
- Последний день подачи сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за 9 месяцев 2023 года приходится на 25 октября 2023 года.
- Т.к. крайние сроки предоставления всех типов сведений совпадают, ООО "Сириус" может предоставить их в составе одного отчета 25 октября 2023 года.
Особенности заполнения
Общие правила заполнения отчетных форм приведены в разделе Заполнение. Как добавить отчет из внешнего файла описано в разделе Отчеты из внешних файлов.
Титульный лист
Обязательные поля титульного листа автоматически заполняются реквизитами организации, индивидуального предпринимателя.
Заполнение поля Регистрационный номер:
- организации и индивидуальные предприниматели зарегистрированные до 2023 года, заносят в поле номер присвоенный Пенсионным фондом РФ в формате NNN-NNN-NNNNNN;
- зарегистрированные, начиная с 2023 года, указывают номер, присвоенный Социальным фондом России в формате NNNNNNNNNN.
Персональные данные сотрудников
Для идентификации физического лица в системе Социального фонда, в составе сведений о трудовой деятельности и сведений о страховом стаже, в Фонд должны быть переданы его персональные данные.
При отсутствии гражданства у физического лица, в поле Гражданство указывается 000.
Сведения о трудовой деятельности
Вкладка содержит сведения о месте работы физического лица, его трудовой функции, переводах на другую работу, увольнениях с указанием основания и причины.
До 2023 года в сведениях о трудовой деятельности фиксировались только события по трудовым договорам.
С 2023 года у организаций и индивидуальных предпринимателей появилась дополнительная обязанность: сообщать в Социальный фонд информацию обо всех гражданско - правовых договорах, заключенных с физическими лицами.
О приеме, увольнении, переводе на другую должность, о начале или окончании действия гражданско - правового договора, необходимо сообщить в Социальный фонд, заполнив текущую вкладку.
Перед заполнением секции Кадровые события, выберите признак:
- о новых кадровых событиях, информация о которых еще не передавалась в Фонд, сообщите в форме с признаком Обычное;
- если сведения о событии ранее переданы в Фонд, но спустя некоторое время стало понятно, что переданная информация была недостоверной, то отмените такое событие, подав форму с признаком событие Отменяемое.
Для события с признаком Обычное, необходимо заполнить все обязательные поля:
- Дату события и Вид события;
- реквизиты Документа - основания;
- для сведений о трудовых договорах заполняется Код выполняемой функции (по ОКЗ), код указывается в формате NNNN.N и принимает значение из Общероссийского классификатора занятий;
- если событие связано с заключением (расторжением) гражданско - правового договор, то из справочника выбирается соответствующий Код выполняемой функции по ГПД;
- увольняя сотрудника, выполнявшего обязанности по трудовому договору, в поле Причина увольнения выберите соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
После сохранения сведений о кадровом событии, система сгенерирует и присвоит ему уникальный идентификатор (UUID). Именно этот код будет отличать событие по физическому лицу от таких же событий по другим физическим лицам в системе Социального фонда.
Поля события с признаком Отменяемое заполняются значениями из ранее представленного Обычного события:
- Дата и Вид события, которое необходимо отменить;
- Идентификатор отменяемого события обязательно должен повторять идентификатор события, которое было передано в Фонд;
- и только Дата отмены события будет отличаться от даты самого события и будет совпадать с днем обнаружения ошибки.
Сведения о страховом стаже
Вкладка содержит подробную информацию о периодах работы физического лица, которые включаются или исключаются из стажа при назначении трудовой пенсии.
До 2023 года сведения о страховом стаже предоставлялись в обязательном порядке один раз в год на всех физических лиц, с которыми были заключены трудовые или гражданско - правовые договоры.
С 2023 года правила предоставления изменились. Теперь сведения подаются только на отдельные категории граждан:
- если в стаж работы входили периоды, дающие право на досрочную пенсию, осуществлялся уход за детьми в возрасте до трех лет, имелись периоды простоя или приостановления действия договора, то подается форма сведений с типом Исходная;
- сотруднику предстоит выход на пенсию, тогда представьте форму с типом Назначение пенсии;
- исправления в сведения о физическом лице, которые были представлены ранее, вносятся формой с типом Корректирующая, а в случае полной отмены ранее представленных сведений - Отменяющая.
Если в период действия трудового или гражданско - правового договора с физическим лицом вышеперечисленные основания для подачи сведений отсутствовали, то на такое лицо сведения о страховом стаже не предоставляются.
В Сведениях о стаже с типом Исходная, даты начала и окончания периода работы должны находиться в пределах отчетного года, за который предоставляются. А для сведений с типом Назначение пенсии, указываются даты от начала отчетного года по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.
Для сведений типа Отменяющая или Корректирующая обязательно указать год, за который корректируются или отменяются сведения.
Сведения о страховых взносах на травматизм
Вкладка предназначена для отражения сведений о численности работников, суммах выплат в их пользу и начисленных в отчетном году страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с таких сумм, а также о проведенной специальной оценке условий труда.
Среднесписочная численность работников рассчитывается за период с начала отчетного года.
Численность работающих застрахованных лиц должна включать физических лиц, работающих как по трудовым, так и по гражданско - правовым договорам.
При заполнении полей со среднесписочной численностью и численностью работников, следует руководствоваться частью V Порядка, утвержденного Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872.
Показатели граф 5, 6, 7 Подраздела 2.1 заполняются на основании документов Расчета заработной платы, сформированных в отчетном году.
Для заполнения графы 4 Подраздела 2.1, необходимо просуммировать показатели строк, выделенных на рисунках выше, за период с 01 января отчетного года по месяц, предшествующий трем последним месяцам отчетного периода.
Пример:
- Отчетный период: 1 квартал 2023 года. Тогда все строки графы 4 Подраздела 2.1 должны быть заполнены нулями.
- Отчетный период 9 месяцев 2023 года. В таком случае, для заполнения строк графы 4 Подраздела 2.1 необходимо просуммировать соответствующие показатели Расчета заработной платы за период с 01 января 2023 года по 01 июля 2023 года.
- Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в строке 2 Подраздела 2.1 в сервисе может быть сформирована из пособия по уходу за ребенком до трех лет, материальной помощи, больничного за счет работодателя.
В строке 5 Подраздела 2.1 указывается размер страхового тарифа, который ежегодно устанавливается Социальным фондом, в зависимости от класса профессионального риска.
В строки 6 и 7 Подраздела 2.1 заносятся размеры скидок или надбавок к страховым тарифам. При отсутствии таковых, поля заполняются нулями.
Все сведения Подраздела 2.3 приводятся на 01 января отчетного года. Необходимо обратить внимание, что в графе 3 этого подраздела указывается общее число работников, подлежащих медицинским осмотрам.
Если работники, подлежащие прохождению обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров отсутствуют, то во всех полях Подраздела 2.3 проставляется ноль.
Элементы управления формой
- Вопрос - справочная информация об особенностях заполнения полей, секций;
- Добавить - добавляет новые строки в таблицу;
- Корзина - удаляет строки из таблицы
Порядок заполнения формы утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Об общих правилах проверки отчетных форм, подробно в разделе Проверка.
