Авансовым отчетом отражают в учете расход денег выданных сотруднику на:
покупку для нужд организации товаров, услуг, материалов и прочего;
расчеты с поставщиками;
на расходы в командировке.
Сотрудник будет в данном случае подотчетным лицом. Подотчетным лицом может быть не только сотрудник в штате, но и физическое лицо, с которым заключен договор ГПХ.
Отчет заполняется на основании документов расхода(чеки, акты, накладные), предоставленных подотчетным лицом, в нем обязательно указывается:
- кем, когда и на что были потрачены деньги;
- сумма, полученная для расходования;
- фактически потраченная сумма;
- остаток или перерасход денег.
Отчитаться о том, куда были потрачены деньги сотрудник может в следующие 3 дня после получения. Если деньги были выданы расходы в командировке, то в течении 3 дней после возвращения. Внутренними нормативными актами могут быть установлены иные сроки.
Порядок заполнения:
Создание:
Зайдите Главное меню>Денежные средства(1)>Авансовый отчет(2)>Добавить авансовый отчет(3). После нажатия кнопки Добавить авансовый отчет(3) перед вами появится страница с документом который необходимо заполнить.
Переходим к заполнению формы:
- Выбираем подотчетное лицо в поле Сотрудник(1);
- Далее заполняем Сумму выданного аванса(2);
- Затем заполняем отчет, основываясь на документы, предоставленные подотчетным лицом во вкладках Запасы(3) или Прочее(4);
- Сохраняем авансовый отчет нажатием кнопки Сохранить.
Оплаты поставщикам вы можете отразить во вкладке Прочее(4), указав соответствующего Контрагента(5). Приобретение товаров и услуг, сопровождающих данную оплату, необходимо будет отразить как обычное поступление, а не через авансовый отчет.
Из документа вы можете распечатать отчет и посмотреть проводки, созданные в сервисе:
При нажатии на кнопку Печать(1) откроется окно с печатной формой документа, при нажатии кнопки Распечатать(2) форма отправится на печать. Также вы можете скачать документ на компьютер, нажав кнопки: Скачать для Excel (3) или Скачать для PDF (3).
При нажатии кнопки Проводки(1) во всплывающей панели справа отразятся проводки созданные документом:
