Договоры

Справочник сервиса предназначен для хранения договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами. Даже если договор заключен в устной форме или отгрузка товаров, работ, услуг осуществляется на основании счетов на оплату, сведения о договоре должны быть заполнены в системе, это позволит корректно отображать взаиморасчеты между контрагентами.

При создании договора обязательно:

• выбрать контрагента, с которым заключается договор;
• проставить дату его заключения;
• внести наименование;
• выбрать вид договора.

Выбирая вид договора, необходимо учитывать:

• если товары, работы, услуги продают вам, то договор заключается с поставщиком;
• когда продаете вы, то контрагент выступает в роли покупателя;
• если договор нельзя отнести ни к одной из вышеперечисленных категорий, то такой вид договора относится к прочим. Примеры прочих договоров: договоры займов, кредитов.

Договор можно заключить на длительный срок, а поставки или покупки товаров, работ, услуг в рамках этого договора осуществлять неоднократно. Если такой договор установить в качестве основного, то в документах покупки, продажи он будет подставляться автоматически. 

После заключения первой сделки, в карточке договора появится вкладка "Документы", где впоследствии можно увидеть все документы, связанные с договором.

В бизнесе не всегда достаточно времени для методичной работы с документами. Поэтому добавить договор можно при создании нового контрагента, подробнее об этом в подразделе Справочник контрагентов, либо непосредственно из документа покупки или продажи.

При создании договора с покупателем, в системе отражаются только его обязательные реквизиты: номер, дата, вид договора. Но существуют важные условия, на которые желательно обратить внимание контрагента. Для этих целей служит вкладка "Дополнительные условия". Ряд типовых условий уже сохранен в системе, но всегда можно добавить свои.

Пример: Ваша организация заключила договор поставки медицинского оборудования №1 от 16.10.2023 с ИП Богданова И.В. Вам важно еще раз подчеркнуть покупателю часть условий договора: товар поставляется в течение 3-х рабочих дней после 100% предоплаты, доставка товара до склада покупателя осуществляется силами покупателя, при наличии претензий к поставленному товару, составляется акт о выявленных недостатках. Для обозначения перечисленных условий:

• перейдите во вкладку "Дополнительные условия" и нажмите "Создать условие";
• введите название условий, используя ключевые слова, которые впоследствии позволят быстро вспомнить содержание условий, например "Поставка мед. оборудования ИП Богданова";
• введите содержание дополнительных условий;
• выставляя счет покупателю, выберите эти условия в поле "Дополнительные условия договора";
• при выводе на печать, дополнительные условия будут отображены в счете для покупателя ИП Богданова И.В.