Справочник предназначен для хранения информации о поставщиках и покупателях, о физических лицах, связанных с организацией трудовыми или гражданско-правовыми договорами, а также о прочих дебиторах и кредиторах организации.
Состав значимых реквизитов контрагентов зависит от организационно-правовой формы или формы заключенного договора, поэтому перед созданием система предлагает сделать выбор между юридическими и физическими лицами. Организации, независимо от форм собственности, отнесите к юридическими лицами. Индивидуальных предпринимателей, самозанятых граждан или физических лиц, которые не связаны с вашей организацией трудовыми и гражданско-правовыми договорами определяйте, как физических лиц без персональных данных. В качестве граждан добавляйте физических лиц, с которыми планируете заключать трудовые или гражданско-правовые договоры.
Наименование, ИНН, адрес и сведения о руководителе юридического лица или физического лица без персональных данных можно добавить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Для автоматического заполнения достаточно ввести первые цифры ИНН и система предложит список юридических или физических лиц. Выберите контрагента из списка, а обязательные реквизиты система заполнит сама.
Существуют различные виды договорных обязательств между контрагентами:
- если товар, работы или услуги продают вам, то контрагент выступает в роли поставщика;
- когда продаете вы, то контрагент становится покупателем;
- кроме того, договорные отношения могут отличаться от вышеперечисленных, например займы и кредиты, выданные контрагенту или полученные от него. Такие договоры причисляются к прочим.
Если в дополнение к обязательным реквизитам заполнить контактные данные и банковские реквизиты контрагента, то они будут автоматически поступать в документы покупок, продаж.
Полное наименование контрагента - физического лица без персональных данных, в том числе индивидуальных предпринимателей - это фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Но на практике возникают ситуации, при которых контрагент, являющийся индивидуальным предпринимателем, обращается с просьбой указать в печатных формах первичных учетных документов его личные данные с аббревиатурой "ИП", либо словосочетанием "индивидуальный предприниматель". Для этого предназначено поле "Наименование для печати" в карточке контрагента.
Реквизиты контрагентов-граждан заполняются вручную, на основании документов удостоверяющих личность и свидетельств о присвоении ИНН и СНИЛС. Если впоследствии, с гражданином будет заключен трудовой или гражданско - правовой договор, то банковский счет может быть использован при расчетах по выплате заработной платы или вознаграждений по гражданско - правовым договорам.
Все контрагенты, независимо от их вида, сохраняются в одном общем списке. Со временем, список увеличивается, что усложняет поиск необходимого контрагента. Облегчить этот процесс можно при помощи присвоения тегов. Для этого необходимо в карточке контрагента присвоить соответствующий тег:
- перейдите к полю "Теги контрагента" и начните вводить ключевое слово, которое вы хотели бы присвоить контрагенту или группе контрагентов, например всем юридическим лицам можно присвоить тег "юр. лица", индивидуальным предпринимателям "ИП", а Федеральную налоговую службу и Социальный фонд России отнести к "гос. структуре";
- если тег не был сохранен ранее, то для его добавления, нажмите на зеленую кнопку в правом углу поля;
- находясь в общем списке контрагентов, выберите ключевое слово из списка в поле "Поиск по тегам" и система ограничит вывод контрагентов списком, удовлетворяющим заданному тегу.
